De afdeling Nieuwbouw van deze internationale netwerkserviceprovider had in 2022 en 2023 te maken met de nodige turbulentie. De vele personele wisselingen leidden tot een braindrain en verlies aan relevante ervaring. Er werd onvoldoende gecommuniceerd en ontstond ruis en onrust. Werkprocessen werden niet meer gevolgd waardoor werkzaamheden met onvoldoende kwaliteit werden opgeleverd en afspraken niet werden nagekomen. Gevolg was dat de afdeling Nieuwbouw in een permanente escalatiemodus zat.

Om het tij te keren zijn er in januari 2024 een nieuwe jonge projectleider én een interim senior manager aangesteld.  Als eerste hebben ze een werkgroep gevormd waarmee ze vijf belangrijkste pijlers voor het verbetertraject hebben benoemd en vertaald naar concrete acties en gewenste resultaten:

1. Organisatie
2. Teamontwikkeling
3. Opleidingen
4. Systemen
5. Communicatie

1.Organisatie

Door prioriteiten te stellen kan er een concrete werkplanning worden gemaakt en een betrouwbare forecast van 8 tot 16 weken. Daarnaast is wordt afgesproken dat de opgeleverde projecten volledig worden afgerond en afgesloten en het achterstallig werk wordt ingelopen.

2. Teamontwikkeling

Er wordt een ideaal scenario geschetst van de optimale teamsamenstelling, afgestemd op de orderportefeuille. Dit is het plan waar naartoe zal worden gewerkt. Acties worden ingezet om de continuïteit te borgen en ervaring op te bouwen. Daarnaast worden mogelijkheden gecreëerd om op te schalen met tijdelijke inzet. De gewenste verhouding van 15% inleen/ inhuur wordt binnen de afdeling Nieuwbouw/ Bouw al snel gerealiseerd en het ziet er naar uit dat het team eigen medewerkers nog verder zal groeien. Voor het versterken van de ‘teamspirit’ wordt afgesproken dat iedereen minimaal 3 dagen per week op kantoor is. Kennis en ervaringsoverdracht wordt geborgd met de introductie van de meester-gezelrollen.

3. Opleidingen & Kwaliteitsborging

Het MT maakt een programma voor de ‘onboarding’ van nieuwe medewerkers. Doel is om hun start binnen de organisatie succesvol te laten verlopen.  Er wordt een opleidingsprogramma gemaakt en richtlijnen voor kwaliteitsborging.

4. Systemen

Binnen de organisatie wordt een nieuw systeem (Sitetracker) leidend. Allereerst wordt er duidelijkheid gecreëerd over de start en beschikbaarheid van de applicatie.

De ‘specs’ die specifiek zijn voor de afdeling Nieuwbouw worden uitgewerkt. Daarbij wordt rekening gehouden met de inrichting van Sitetracker voor de afdeling Nieuwbouw zodat deze aansluit op de uniforme processen van de organisatie.

5. Communicatie

Ook op het gebied van Communicatie valt er wat te winnen. Doel is dat er consistent, compact en concreet wordt gecommuniceerd, zowel op individueel als op teamniveau. Zo weten medewerkers, leiding en organisatie over en weer van elkaar wat wordt verwacht, gevraagd en geboden.

Er wordt structureel persoonlijke gesprekken en teamoverleg gepland. Het teamoverleg wordt verplaatst naar de maandagochtend, waarmee een gezamenlijke effectieve start van de werkweek wordt gemaakt.

De successen van dit project nog eens op een rijtje:

• De escalatiemodus met de klant is opgeheven. Sterker nog, de klant is nu tevreden.
• De junior projectleider is binnen het team geland en geaccepteerd in zijn rol, die hij met enthousiasme uitvoert. De interim senior manager heeft zichzelf overbodig gemaakt.
• Het verbetertraject heeft de nodige aandacht getrokken en wordt gebruikt als voorbeeld voor de rest van de organisatie.