De opdracht: Een Internationale netwerkserviceprovider – een van de snelstgroeiende ter wereld – wil met spoed een IT-applicatie uitfaseren.  Het systeem, FiberConnect, koppelt de informatie tussen de aanbieders van telecom (Delta, KPN, ODF, etc.) en de aannemers die Fiber to the Home (FttH) uitrollen. ‘Uitzetten’ kan natuurlijk niet zomaar. Maar de leverancier heeft aangegeven dat ze ermee stoppen. Er is dus geen keuze er moet worden uitgefaseerd en snel. Dat kan alleen als het nieuwe IT-systeem, waar de organisatie al voor heeft gekozen, Sitetracker, volledig operationeel is.

Omdat dit project te groot is op om het binnen de lopende organisatie op te pakken en daarnaast onder enorme tijdsdruk staat, wordt NAUMAC gevraagd een interim professional te leveren.

Age Rotshuizen, senior IT professional, gaat de migratie leiden. Naast de relevante kennis en ervaring heeft hij een track record van uitgevoerde projecten die altijd op tijd zijn opgeleverd. En dat is voor deze klus natuurlijk heel relevant. Daarnaast weet hij altijd de rust te bewaren, hoe hectisch of spannend het ook wordt. Age versimpelt de complexiteit en biedt overzicht en helderheid. Hij verbindt de techniek met de operatie en zorgt dat wat er wordt bedacht ook werkbaar is. Door mensen ruimte te geven om hun verantwoordelijkheid te nemen weet hij mensen mee te krijgen. Hij legt de dingen neer op de plek waar ze opgelost kunnen worden. Age: “Aan onnodige en lange overleggen doe ik niet. Even kort en krachtig bij elkaar komen, uitwisselen wat er speelt, en dan kan iedereen weer verder. Zo houden we de energie er in en kan iedereen echt productief zijn”.

Age gaat aan de slag met een deskundig en gemotiveerd IT-team bestaande uit onder andere analisten, developers en een director product support en tooling. Allereerst creëert hij overzicht door fasering aan te brengen in deze mega-operatie.

Fase 1: Migratie van de eerste  klant. Het idee is om een pilot te doen en het nieuwe systeem te testen. In het nieuwe systeem, Sitetracker, wordt alle informatie ondergebracht die relevant is voor de aanleg van ‘Fiber-tot-aan-de-voordeur’, zoals bijvoorbeeld adresgegevens en de graaf- en lasplanning. Ook wordt er een interface gebouwd tussen de klant en de opdrachtgever, waarmee dagelijkse kan worden gedeeld. .

Klein beginnen dus. Echter, passend bij de operationele hands-on cultuur van de organisatie, wordt er niet één, maar worden er meteen tien projecten in het nieuwe systeem gedraaid. En dat gaat goed.

Fase 2: Na de succesvolle eerste fase kan het aantal te activeren klanten worden opgeschaald, evenals het aantal interfaces. Ook moet nu de informatie ‘achter de voordeur’ een plek krijgen. Omdat er binnen het nieuwe systeem geen mogelijkheid is om klantafspraken op een juiste manier onder te brengen, wordt er gezocht naar een geschikt systeem waarin dit wel kan en wat kan worden gekoppeld aan Sitetracker.

In de tussentijd gaat Sitetracker ook in België live.

Fase 3: De volgende klant. En deze  gebruikt een additioneel systeem, Bouwportaal. In dit systeem worden onder andere storingen gemeld en tickets geboekt. Er wordt een interface gemaakt tussen Bouwportaal en Sitetracker.

Fase 4: Dit is de eindfase. De laatste projecten van de grootste klant worden gemigreerd. Nu kan het oude systeem helemaal uit worden gezet.

Volgens plan is de activatie naar Sitetracker binnen twaalf maanden gerealiseerd en wordt het oude systeem, na drie maanden intensieve migraties helemaal uitgezet.

Het project is afgerond. Op tijd. Maar in een snelgroeiende organisatie als deze is het nooit klaar. En Age houden ze ook graag nog wat langer aan boord. Er moet een groot ERP-project worden geleid. De organisatie, die is ontstaan uit vele kleinere organisaties, met elk hun eigen systemen, heeft behoefte aan één ERP-systeem. Aan de slag maar weer!